Perché SHAREFID ha scelto uno statuto di tipo consortile?

Sharefid è una società non a scopo di lucro, volta a ripartire i benefici aziendali a tutti i consorziati. In questo caso il rapporto che si crea tra SHAREFID e le Società Fiduciarie non è basato su un rapporto di outsourcing (cliente fornitore), ma è un rapporto tra veri e propri azionisti basato sulle norme dello Statuto e su un Regolamento dei Servizi che definisce le aree di intervento del Consorzio stesso, le procedure ed i relativi controlli. Aderendo al Consorzio, le Società Fiduciarie entrano a far parte di una nuova ed innovativa filosofia di gruppo e sono chiamate a svolgere una attività di partecipazione nella conduzione, nella organizzazione e nello sviluppo del Consorzio.

Cos’è un Consorzio?

Il Consorzio è un istituto giuridico che disciplina un’aggregazione volontaria legalmente riconosciuta che coordina e regola le iniziative comuni per lo svolgimento di determinate attività di impresa, sia da parte di enti privati che di enti pubblici.

La Società SHAREFID, che ha scopo consortile e non lucrativo, ha per oggetto l’erogazione di servizi amministrativi di “back-office” e altri servizi connessi a favore dei soci della medesima Società, con il fine di ottimizzare i costi e di migliorare il livello qualitativo dei servizi stessi rispetto a quelli dei medesimi servizi normalmente reperibili sul mercato. In particolare, rientrano tra i servizi offerti dalla società, i servizi di consulenza aziendale, con particolare riferimento ai servizi finalizzati a consentire ai propri soci di far fronte agli adempimenti contabili, fiscali e amministrativi volta per volta imposti dalla normativa applicabile.

Come viene gestita la trasmissione dei dati sensibili tra la Società Fiduciaria e SHAREFID?

Viene utilizzato un canale automatico e totalmente sicuro. Questo programma consente a più utenti di trasmettere files attraverso un protocollo protetto. Per accedere a questo programma, ad ogni utente verrà attivata un’utenza protetta da password. Nessun dato viene trasmesso via email al fine di garantire la riservatezza dei dati e l’efficienza delle operazioni.

Quali attività competono a SHAREFID per tutto ciò che riguarda il tema dell’adeguata verifica della clientela e degli adempimenti antiriciclaggio in fase di apertura di una nuova relazione?

Tutte le attività connesse all’apertura della pratica, riconoscimento e adeguata verifica del cliente, registrazione a sistema delle anagrafiche clienti e rapporti, non competono a SHAREFID. La gestione dei dati sensibili (documenti d’identità, profili di rischio) vengono gestiti esclusivamente dalla Società Fiduciaria.

Esiste una procedura definita da SHAREFID o è SHAREFID che si deve adeguare alle procedure di ogni singola Società Fiduciaria?

Scopo del Consorzio è di fornire ai suoi azionisti un servizio completo per tutto ciò che concerne l’attività amministrativa di back office. Ad ogni consorziata verranno forniti gli stessi strumenti e le stesse procedure che permettono da una parte a SHAREFID di standardizzare il più possibile le attività e incrementare l’efficienza dei controlli, e dall’altra alle Società Fiduciarie di beneficiare di procedure condivise e sempre aggiornate.

Quali responsabilità vengono assegnate a SHAREFID sui controlli delle attività svolte?

SHAREFID effettua i controlli di primo e di secondo livello sulle attività svolte, fornendo alla Società Fiduciaria elaborati di conteggi e segnalazioni già verificate sulla base delle informazioni e dati contabili ricevuti. Da un punto di vista regolamentare, alla consorziata resta in ogni caso la responsabilità finale su tutti gli adempimenti connessi all’attività. In ogni caso, le problematiche di definizione e condivisione delle responsabilità vengono definite nei Contratti di Servizi firmati con ogni Società Fiduciaria, che sono anche gli azionisti del Consorzio.

SHAREFID si occupa della trasmissione delle segnalazioni, quali ad esempio le segnalazioni mensili di Anagrafe dei Rapporti all’Agenzia delle Entrate?

Le segnalazioni all’Agenzia delle Entrate o ad altri enti vengono effettuate dai responsabili preposti appartenenti alla Società Fiduciaria. SHAREFID fornisce il flusso dei dati elaborati e controllati sulla base delle informazioni ricevute dalla consorziata.

I documenti forniti a SHAREFID vengono tenuti in un archivio?

L’organizzazione informatica ideata da SHAREFID consente a ogni Società Fiduciaria di disporre di un archivio elettronico di tutta la documentazione lavorata dal Consorzio. In qualsiasi momento la consorziata potrà recuperare o visualizzare i documenti protocollati e archiviati secondo le regole previste dal manuale operativo.